Vi använder kakor för att webbplatsen ska fungera på bästa sätt. Genom att surfa vidare godkänner du att vi använder kakor.

Läs mer om kakor

Lön och förmåner

Publicerad: 05 mar 2021
Lästid: ca

Förmåner Lön och lönepolicy | Reseräkning | Viktiga datumMedarbetare med schablonsemester | Medarbetare utan schablonsemester | Medarbetare som anmält omvandling av semesterdagstillägget | Lönerapportering | Timarvoden och faktureringLönesättning | Medarbetarsamtal och lönesättande samtal

Förmåner

Som medarbetare vid högskolan erbjuds du förmåner som subventionerad friskvård, friskvårdstimme, konferens- och utbildningsdeltagande, pensionsrådgivning, kaffe, frukt med mera. Röda Korsets Högskola är även anslutet till Benify, där det finns förmåner som exempelvis rabatterade friskvårdsaktiviteter, biobesök och resor.

Lön 

Lön utbetalas den 26:e varje månad förutom i december, då lön utbetalas innan julafton.

Vår löneleverantör heter ASPIA och vårt lönesystem heter Flex HRM. Lönerna hanteras av ASPIA i nära dialog med HR/RKH. I samband med en nyanställning, skickar ASPIA ut ett välkomstmail med information om hur du kommer in i lönesystemet. I samma mail finns även en instruktion om hur du kan använda mobilen till att hantera olika ärenden i Flex.

För att komma åt systemet har du ett användar-id vilket är din mejladress.

Börja med att gå in i portalen här: https://aspia2.flexhosting.se/HRM. När du loggar in första gången, klicka på länken Glömt inloggning/Forgot login? Då får du ett tillfälligt lösenord mailat till dig. Vid första inloggningen kommer du att behöva ändra ditt lösenord. När du har loggat in kommer instruktionsfilmer att visas. Det går bra att klicka bort dessa. Instruktionerna hittar du genom att klicka på ikonen med frågetecknet i menyraden högst upp till höger.

Så kommer du åt Flex HRM via mobilappen

Tidrapportering, utläggsredovisning samt attestering kan även göras via smartphone och HRM Mobile app. Appen kan laddas ner via Appstore eller Android Playbutik. URL som behöver anges första gången är: https://aspia2.flexhosting.se/Mobile

Användar-ID och lösenord är desamma som för HRM portalen.

Aspia erbjuder alla sina kunder support i systemet vilket innebär att de hjälper dig med systemrelaterade frågor men även om du har lönefrågor. Supporten är tillgänglig vardagar mellan kl 8:00 och 17:00. Maila till payroll.support.se@aspiagroup.com eller ring 08-46 47 300.

Reseräkning

En uppdaterad version av reseräkning finns här:

Viktiga datum

För medarbetare 

Sista dagen för att klarmarkera sig i lönesystemet är den sista varje månad.
Underlag av timanställda måste till chef senast den sista varje månad.

För chef

Sista dagen för chef att attestera i lönesystemet är den 4:e varje månad.

Klarmarkera innan semester

För att inte behöva gå in i lönesystemet under sin semester, ska medarbetaren klarmarkera sig i förväg. Om en förändring skulle ske som exempelvis sjukdom, så justerar medarbetaren det i efterhand direkt efter semesterns slut.

Medarbetare med schablonsemester

Enligt kollektivavtal gäller schablonsemester för högskolans lärare, forskare och doktorander. Med schablonsemester menas att all semester läggs ut under studenternas ferier eller annan undervisningsfri tid.

Nytt i lönsesytemet är att medarbetare med schablonsemester ska ansöka om semester i lönesystemet. Din ansökan ska från och med nästa år göras senast den 15 maj, med utgångspunkten att årets samtliga semesterdagar ska förläggas från och med måndagen efter midsommar.  
Om du vill förlägga din semester under annan tid än måndagen efter midsommar, ska även dessa förläggas och ansökas om vid samma tillfälle.

Några medarbetare med schablonsemester har tidigare ansökt om semester innan juni, vilket är reglerat i antalet uttagna dagar. De som tidigare ansökt om semester eller annan ledighet i höst, måste åter ansöka om dessa dagar i lönesystemet.

Om en medarbetare behöver en ersättare utanför den schablonmässiga semestern, ska detta framgå i lönesystemets meddelanderuta i samband med ansökan.

Sparade semesterdagar – ingen blankett behöver skrivas

Tidigare skulle medarbetare med schablonsemester ansöka om att spara semesterdagar till annat år innan den 15 maj. Detta är nu borttaget. De semesterdagar som inte är uttagna går efter årsskiftet över till att bli sparade dagar.

Antalet sparade semesterdagar får inte överstiga 30 dagar.

Medarbetare utan schablonsemester

Semesteransökan skrivs in i lönesystemet, vilket även gäller uttag av sparade semesterdagar. Ingen blankett ska skrivas.

Medarbetare som anmält omvandling av semesterdagstillägget

Om du vill växla semesterdagstillägget till lediga dagar ska ansökan lämnas till närmaste chef senast den 30 november. Beviljade ansökningar kommer sedan att administreras av HR. Dagarna kommer att synas som extra semesterdagar året därpå och ansökan om uttag skrivs direkt i lönesystemet.

Aspia erbjuder alla sina kunder support i systemet vilket innebär att de hjälper dig med systemrelaterade frågor men även om du har lönefrågor. Supporten är tillgänglig vardagar mellan kl 8:00 och 17:00. Maila till payroll.support.se@aspiagroup.com eller ring 08-46 47 300.

Lönerapportering

Lönerapporteringen sker i lönesystemet Flex HRM, ett webbaserat lönerapporteringssystem. Det finns även en mobilapp som är enkel att använda.Introduktion till systemet samt inloggningsuppgifter får du av HR när du påbörjar din anställning vid högskolan. 

Senast den sista i varje månad gör du en retroaktiv avvikelseregistrering med en månads eftersläpning i Flex HRM. Om du inte har några avvikelser att rapportera behöver du ändå månadsrapportera med angivelsen ”Tidrapport klar”. Därefter går tidrapporten vidare för attestering av närmaste chef.

Utlägg samt reseräkningar görs också i systemet Flex HRM, där chef sedan attesterar din registrering.

Timarvoden och fakturering

Rutin timanställda

Lön till timanställda för utfört arbete betalas ut månaden efter – vilket inte är någon skillnad mot idag. Viktigt är att tillse att underlag för utbetalning sker i direkt anslutning till utfört uppdrag.

Institutionen

Om en medarbetare avser att anlita en extern föreläsare eller annan timanställd ska behovet först framställas till prefekt, med vilken timkostnad samt summa beräknas. Prefekten ska godkänna förslaget innan överenskommelse sker med den timanställda som är tänkt för uppdraget.

En ny blankett är framtagen där uppgifter om den timanställda finns på sidan 1. När den timanställda har utfört sitt arbete ska blanketten godkännas på sidan 2. Rutinen ser ut så här:

 Behov uppstår av att anlita en timanställd.

    1. Den som önskar anlita en timanställd anger enligt nedan en motivering för uppdraget samt förslag på tilltänkt person med de uppgifter som behövs för ett godkännande. Om den tilltänkta personen redan tidigare haft uppdrag på RKH där en ersättning utbetalats, behöver endast uppgifter med en * fyllas i den orangea rutan.
    2. Ifylld blankett delas digitalt, eller skickas krypterat till närmaste chef och HR chef.
    3. Efter godkännande av chef, färdigställer medarbetaren bokningen med föreläsaren.
    4. Med detta underlag kan HR registrera och slutföra uppdraget i lönesystemet Flex och utbetalning sker månader efter att uppdraget är slutfört.
      Underlag för utbetalning måste lämnas in senast sista innevarande månad, för att utbetalning ska ske månaden därefter.

Högskoleförvaltningen timanställda (tentavakter)

De flesta timanställda är tentavakter som bemannas (schemaläggs) av utbildningsadministrationen.
Tentavakterna kommer att kunna tidsrapportera sina timmar direkt i lönesystemet men funktionen är ännu inte aktiverad.

Då en ny tentavakt anlitas skriver utbildningsadministratören ett underlag till HR som registrerar uppgifterna. Därefter kan utbildningsadministratören bemanna de timmar som tentavakten är inplanerad att arbeta samt klarmarkera för arbetad tid.

Förvaltningschefen attesterar tentavakternas tidrapporter i lönesystemet.

Övriga timanställda

Övriga timanställda kan exempelvis vara de som är föreläsare på en APT eller anteckningshjälp. Den medarbetare som har fått uppdraget att anlita en timanställd är även den som ansvarar för att ifyllt underlag lämnas till attesterande chef samt HR.

Ibland anlitas externa parter som får ett fast arvode – då ska blanketten ”Arvoden” fyllas i. Om någon externt anlitad part har utlägg och ska redovisa kvitton för ersättning används blanketten ”Utlägg”

Senast den sista i varje månad ska blanketten lämnas till HR.

Lönesättning 

Vid en anställning tillämpar Röda Korsets Högskola individuell lönesättning. 

Lönen utgör ersättning för utfört arbete och skall återspegla arbetets art, svårighetsgrad samt prestation. Därtill skall lönen stimulera till förbättringar av effektivitet, prestation, kvalitet och engagemang. Den ska också motivera till egen utveckling och ansvarstagande. Det skall finnas ett klart samband mellan löneutveckling och utveckling av arbetsuppgifter samt arbetsprestationer.

Vid en lönerevision ligger högskolans sju lönekriterier, kända av medarbetarna, som grund för den nya lönen. Inför en lönerevision informeras samtliga medarbetare om processen och kan själva förbereda sig väl genom att ta del av den gemensamma mallen. 

Medarbetarsamtal och lönesättande samtal

Närmaste chef håller årliga regelbundna medarbetarsamtal liksom lönesättande samtal för att bedöma behov av utvecklingsinsatser och lönesättning av medarbetare. De policies och riktlinjer som är framtagna är tänkta som stöd inför samtalen.

Följande dokumentation inför samtalen finns att tillgå via länkarna eller i dokumentcentret: